Kaizen – Slovník průmyslového inženýrství #2

Kaizen (japonsky kai = změna, zen = dobrý) je filozofie neustálého zlepšování, do kterého se aktivně zapojuje každý člověk ve firmě, ne jen management nebo lean specialisté. V praxi rozlišujeme tři úrovně při řešení problémů a zlepšování: hašení požárů, prevenci a skutečné zlepšování. Spousta firem zůstává trvale na první úrovni a hasí vzniklé požáry. Zavedení Kaizen znamená přechod od hašení k trvalému a udržitelnému zlepšování. Kaizen workshop je pak strukturovaná 3 až 5denní akce zaměřená na konkrétní zlepšení procesu s okamžitou implementací v rámci struktury PDCA metodiky.

---

Jaké jsou tři úrovně řešení problémů?

Rozeznáváme tři úrovně řešení problémů a zlepšování a většina firem se dlouhodobě pohybuje jen na první z nich.

• Hašení požárů: něco se pokazilo, opravíme to. Nutné pro chod provozu, ale samo o sobě to ještě není zlepšení.
• Prevence problémů: preventivní údržba, standardizace práce. Udržuje současný stav a brání jeho degradaci.
• Skutečné zlepšování: systém funguje, ale mohl by fungovat lépe. Na této úrovni systematicky pracují jen firmy s vyspělou kulturou zlepšování, typicky po letech pracá se Kaizen metodikou a vzdělávání pracovníků.

Kde s Kaizeny začít a jak priorizovat?

Priorizace Kaizen aktivit vychází z poměru dopadu na výsledek k vynaloženému úsilí, ne z toho, co je právě nejvíc vidět. Nejprve sbíráme tak zvaná nízko visící jablka – nizké náklady a skvělý výsledek. Pracujeme s tím, co nám říkají lidé z provozu, protože to je místo, kde se vše děje – Gemba – a tito lidé vědí o své práci a prostředí nejvíce.

Začněte tedy tématy s vysokým dopadem a nízkým úsilím. Rychlé výhry jsou skvělé pro začátek Kaizen hnutí, protože budují důvěru v metodu i u lidí, kteří jsou obecně k novinkám skeptičtí. Nutnost je také zajištění podpory managementu a spolupráce expertů – interních či externích – na samotný Kaizen, nebo LEAN metody. Dalším krokem je potom zavedení Hoshin Kanri, jako metody, která propojuje jednotlivé Kaizen aktivity s hlavními cíli firmy, aby zlepšování nebylo odděleno od vrcholových cílů a metrik a směřovali jsme tak k jednomu společnému cíli.

Postupujeme v cyklu PDCA – Plan, Do, Check, Act. Tento cyklus je nikdy nekončící kruh zlepšování. Nezapomínejte standardizovat nové procesy a plány, snahy, cíle i výsledky vizualizovat. Hašení akutních problémů má sice vždy přednost před plánovaným zlepšováním, ale pokud firma jen hasí a nikdy se nedostane k prevenci a skutečnému zlepšování, signalizuje to, že ve firmě máme interní problém, kterým může být – chybějící expert, nulové zapojení lidí, nepodpora managementu, chybějící systém pro zlepšování anebo špatně provedený cyklus PDCA.

Jaké jsou tedy 3 základní podmínky úspěšného Kaizen programu?

Úspěšný Kaizen program stojí na třech podmínkách, které se musí naplnit současně. Pokud některá z nich chybí, stačí to k tomu, aby celý program přestal fungovat. Tyto základní podmínky je nutné pro efektivní Kaizeny splňovat vždy.

• Podpora managementu: Management musí jasně podpořit Kaizen aktivity, sestavit pro ně tým, vyhradit prostředky, souhlasit se změnami v odměňování a jasně komunikovat, že Kaizen je nyní součástí kultury a cílů firmy. Bez lidí, času a peněz je Kaizen dlouhodobě neudržitelný.
• Zapojení pracovníků: Zlepšování nesmí probíhat za zády lidí z Gemby, přímo se jich týká a to, jestli jsou do změn zapojení, se projevuje při adaptaci na změnu a také na kvantitě a kvalitě změn, které se provádí.
• PDCA cyklus: Spousta firem jen plánuje a provádí akce. Je ale nutné dodržet celý PDCA cyklus ve všech jeho fázích. Znamená to, že navrhované řešení nejdříve „testujeme“ a zkoušíme, zda bude funkční – tedy provedeme Check (kontrolu). Pokud řešenív vykazuje nedostatky vracíme se zpět do fází Plan a Do. Až teprve v momentě, kdy je kontrola úspěšná, můžeme adaptovat (Act) řešení a standardizovat. Tím zajistíme, že nový stav bude dlouhodobě udržitelný a přínosný.

Časté otázky o metodice KAIZEN

---

Chcete se dozvědět víc o tématu Kaizen?

5S je součástí tréninků Průmyslové inženýrství a LEAN transformace. Podívejte se na tréninky edunett nebo nás kontaktujte přímo.